(كوفيد-19) ومنهجية استمرارية الأعمال

منهجية استمرارية الأعمال

بنية رقمية وقرارات استباقية

منذ اليوم الأول لإعلان احتمال تفشي جائحة (كوفيد -19) في جميع أنحاء العالم، وقبل الإعلان عن اكتشاف أول حالة إصابة داخل الدولة، كان الصندوق على أهبة الاستعداد لتنفيذ منهجية استمرارية أعمال أُعدّت سلفاً لمواجهة أي طارئ أو أزمة مهما كان نوعها.

وفور تنفيذ الخطة، بدأ الصندوق في اتخاذ العديد من القرارات الاستباقية التي اعتمدت على الجاهزية والتقنيات المتطورة التي تم تجهيزها مسبقاُ، والاستفادة من التحوّل الرقمي للخدمات والربط الإلكتروني مع الشركاء، وهو ما انعكست أثاره إيجاباً على تقديم الخدمات للمتعاملين من اليوم الأول للأزمة، فتناغمت خطوات فريق العمل ما بين توفير لوجستيات العمل عن بُعد، واحتياجات كوادر الصندوق لتسهيل إنجاز أعمالهم، من جانب، والقرارات التي تتعلق بالمتعاملين والشركاء وغيرها من أعمال الصندوق، من جانب آخر.

عناصر منهجية استمرارية الأعمال

تبنّى الصندوق أفضل الممارسات العالمية فيما يخص إدارة استمرارية الأعمال خلال جائحة (كوفيد -19) وذلك وفقاً لمنهجية علمية تم اعتمادها استباقياً، وقد أُدرج بها حلول وتدابير لمواجهة سيناريوهات أي أزمة محتملة، لاسيما وأن وضع هذه المنهجية تم وفقاً لأسلوب علمي يغطي كافة الجوانب، سواء قبل أو خلال أو بعد التعرّض للطوارئ أو الأزمات.

وهدفت منهجية استمرارية الأعمال إلى تحديد وتصنيف وفهم وإعطاء الأولوية للمخاطر، ووضع خطط من شأنها تقليل هذه المخاطر، والاستجابة لأي طارئ بطريقة مناسبة،

وتمكين الصندوق من الاستجابة بسرعة وبفعالية مع أي أزمة قد تحدث سواء كانت تقنية أو بشرية، وتم الاختبار والتدريب على كل بنودها لضمان دقتها، وبالتالي لم يكن على فريق العمل بعد تأكد تفشّي الجائحة واتخاذ قرار العمل عن بُعد، سوى تطبيق المنهجية الموضوعة سلفاً، وتفعيلها فقط بكل دقة وسرعة.

وكعادة الصندوق، تم اتخاذ كافة الإجراءات الضرورية التي تتناسب مع طبيعة الأعمال، وكانت الأولوية لاستمرار تقديم الخدمات بنفس الجودة، وساعده على ذلك وجود البنية التحتية القوية والتحوّل الرقمي الكامل الذي دخل حيّز التنفيذ على مدار 3 سنوات قبل الأزمة.

محاكاة تجريبية لإدارة استمرارية الأعمال

نفّذ الصندوق محاكاة تجريبية لإدارة استمرارية الأعمال (BCM)، استهدفت التدريب على كيفية التعامل في أوقات الأزمات، و قياس المدة التي يحتاجها الصندوق لاستعادة أعماله، بناءً على عملية تحليل تأثير الأعمال (BIA)التي تحدد أولوية استعادة الخدمات حسب أهميتها وتأثيرها.

كما استهدفت التجربة قياس مدى قدرة الصندوق على مواصلة الأعمال في حالات الطوارئ والكوارث، بالإضافة إلى اختبار مدى سرعة فريق عمل الصندوق في التعامل مع الأزمة، والآليات التي يتخذها بذلك الصدد، بما في ذلك الرسائل التي توجه للموظفين أو لوسائل الإعلام في هذا الشأن.

الكوادر البشرية:

يمثّل العنصر البشري المورد الأكثر أهمية للصندوق، وكان من المهم تحديد الإجراءات المناسبة للحفاظ على المهارات والمعرفة الأساسية في حال وقوع أي طارئ، وحسب منهجية استمرارية الأعمال، تمثّلت تقنيات حماية وتطوير مهارات العاملين، في تدريب فريق العمل على وظائف متعددة والتدوير الوظيفي، وتوفير المختصين الذين يمكنهم العمل مؤقتاً، والموظفين ذوي المهارات في موقع أو أكثر، كما حرصنا على مواصلة عمليات التدريب ودعمهم بالدورات التأهيلية التي تركز على كيفية الاستجابة بفعّالية للطوارئ، وتمكين فريق العمل من القدرة على إدارة الأزمات حال وقوعها.

المكتب الذكي

بمجرد طرح إمكانية التحوّل إلى نظام العمل عن بُعد، بدأ فريق عمل الصندوق المختص، في إدارة تقنية المعلومات، بتنفيذ خطة الطوارئ واستمرارية الأعمال المتعلقة بتجهيز البنية التحتية اللازمة، فتم توفير كافة الأدوات اللازمة لفريق العمل، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة، وكافة الوسائل والأدوات المرتبطة بإنجاز أعمالهم حسب كل إدارة، وكذلك كافة التقنيات التي تضمن استمرار التواصل بين الفريق، مثل تطبيقات التواصل الموثوقة، وتقنيات مشاركة البيانات، مع ضمان حمايتها والحفاظ على سريتها، بالإضافة إلى تقنيات إدارة المشاريع المشتركة عبر استخدام الوسائل والأدوات المناسبة، وتزويد الجميع بها، فأصبح لدى الجميع نظام "مكتبي"، يتيح إنجاز الأعمال في أي مكان من دون الحاجة للعمل من المكتب.

إضافة إلى تمكين موظفي مركز التواصل مع جهات العمل من تلقي اتصالات واستفسارات جهات العمل عبر هواتفهم الشخصية، خلال ساعات العمل الرسمية، من أي مكان، وذلك من خلال ربط ذكي لنظام اتصالات الصندوق بهواتفهم الجوالة، عبر خاصية تحويل المكالمات.

تطبيق العمل عن بُعد

بعكس كثير من المؤسسات، لم تكن تجربة "العمل عن بُعد" جديدة على الصندوق أو وليدة لأزمة جائحة (كوفيد -19)، إذ تم تطبيق المرحلة الأولى منها قبل نهاية عام 2018، والانتهاء من تطبيقها تجريبياً بداية 2019 .

وبشكل عام يرجع نجاح تجربة العمل عن بُعد، إلى الجهود الحثيثة التي بذلها الصندوق بمختلف قطاعاته ومسؤوليه وموظفيه، خلال الأعوام الماضية، لمواكبة عمليات التحوّل الرقمي لتقديم الخدمات الحكومية وفقا لبرنامج تقني وشمولي كامل لكافة الأعمال داخلياً وخارجياً، باستخدام أحدث التقنيات لتقديم الخدمات للمتعاملين.